はじめに：貸出承認の処理は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます。通知を受け取ることができるのは、アイテムの保管場所の担当者に設定しているユーザーです。
ユーザーがアイテムの貸出申請をしたら、保管利用場所の担当者に設定しているユーザーのもとへ通知メールが届きます。
申請を確認して承認もしくは却下ボタンを押し、貸出を開始すれば処理は完了です。
1. アイテムの貸出申請を確認する
備品管理ページの「貸出」から貸出申請があったアイテムを確認することができます。
また、貸出申請が行われると、備品管理クラウド事務局<noreply@bihinkanri.cloud>から、「備品管理クラウドアイテム貸出申請」というメールが送信されます。メールに記載されたリンクをクリックすると、一時貸出ページへ移ります。
アイテムごとの非使用時の保管場所の担当者へと通知が飛びます。必ず以下の内容を登録してください。 ・アイテムの非使用時の保管場所（アイテムページ→アイテム詳細ページより登録） ・保管利用場所の担当者の設定（設定ページ→保管・利用場所から登録） ※設定ページは全権管理者のみ設定が可能です。
貸出申請があったアイテムの備品管理番号、アイテム名、申請者、返却予定日などが記載されています。
実際にアイテムが貸出せる状態か確認し、承認/却下を行います。
2. 貸出申請の承認/却下を行う
アイテムの右端に「承認」ボタンがあります。
貸出承認の内容を確認して「承認」をクリックします。
申請を却下したい場合は「承認ボタン」の右側にある「▼」をクリックします。
「却下」ボタンが表示されるので、クリックします。
「却下してよろしいですか」のメッセージが表示されるので、よければ「OK」をクリックします。
却下の場合はここで処理は完了です。
3. アイテムの貸出記録の登録
貸出申請の承認をしたら、ボタンの表示が「貸出開始」に変わります。
2024年10月30日より、貸出開始ボタンがすぐにクリックできるようになりました。貸出開始ボタンをクリックした時間から、一時貸出中のステータスが変更され、貸出が開始されます。
管理者の方は、必ず備品の受け渡し時に貸出開始ボタンをクリックしてください。
ユーザーのもとへ実際にアイテムが貸し出されるときに、「貸出開始」をクリックします。
「貸出記録の登録」ウィンドウが表示されます。
ここで登録した記録内容は、アイテムの「使用・設置記録」に反映されます。
内容の変更が必要な場合は修正をしてください。
「保存」をすると「貸出を開始しました」というメッセージが表示されるので「OK」をクリックします。
これで貸出申請の承認処理が完了しました。
貸出開始されたアイテムは貸出申請画面の「使用中のアイテム」として反映されます。
