備品管理クラウド操作マニュアル

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固定資産管理機能をつかう

会社で購入したアイテムが一定以上の金額だと、所在や状態を把握するための備品管理だけではなく、税務申告のために償却資産として管理する必要があります。
多くの会社では、備品の調達や管理は総務部、固定資産は経理部というようにアイテムの管理には複数の部門が携わっています。
そして、管理が必要な内容は部門ごとに異なります。

備品管理クラウドの償却資産管理って?

備品管理クラウドは、同じアイテムに対して、目的の異なる備品管理と償却資産管理を同時に行うことができます。
総務担当者、経理担当者、顧問税理士など、償却資産管理にかかわる人が情報を共有できるので、めんどうなやりとりを減らせます。
税務申告に必要な固定資産管理ソフトの連携も可能なため、償却資産管理をスムーズに行えます。
 

1. 従来の償却資産管理だと

多くの会社では、別々の部署や人が異なる目的で資産償却にかかわっているため

  • 購入金額が減価償却対象なので固定資産として管理をしているものの、実際にはどのアイテムのことかよくわからない
  • アイテムのことを正確に把握できていないので、償却資産管理をするのに税理士と経理と総務の間で質問と回答の伝言ゲームが発生している
  • 資産の場所が移動していたり廃棄されていても、償却資産を管理する経理担当者が把握できない
  • 実際のアイテムの状態と償却資産管理台帳上の情報がかけ離れている

などの問題も起こりやすくなります。
 

2. 備品管理クラウドで、どうして固定資産管理がかんたんになるの?

備品管理クラウドと固定資産ソフトを連携
備品管理クラウドは、固定資産管理ソフト*と連携ができます。
固定資産管理ソフトの情報をCSVでエクスポートし、備品管理クラウドにアップロードすると、固定資産管理ソフト上で管理されている資産と、備品管理クラウドに登録しているアイテムを紐づけて管理できるようになります。

備品管理クラウド上にまだ登録がない資産については、新規アイテムとして備品管理クラウドに取り込むことができます。
固定資産管理ソフトを更新したあとで、備品管理クラウドに差分取り込みすることも可能です。

(*2021年11月時点の対応ソフトは、減価償却の達人(NTTデータ)/SMILE V(OSK)/PCA固定資産DX(ピー・シー・エー)/OBC固定資産奉行クラウド(オービックビジネスコンサルタント)/大臣シリーズ(応研))
 

部署の壁を超えて情報を共有

たとえば、償却資産として管理する必要があるアイテムを購入したとき、購入担当者が備品管理クラウドに登録すれば、このアイテムがどういうものなのか顧問税理士もすぐに内容を確認できます。
今までのように、どういうアイテムかわからず、税理士から経理担当者へ、経理担当者から総務担当者へ聞く手間もなくなります。

移動や廃棄など、資産に関連する情報に変化があったときも、総務担当者が備品管理クラウドで更新した内容は経理部でもすぐに把握することできます。
もちろん、遠く離れた支社で更新された情報もリアルタイムに確認できます。
 

棚卸

現物を確認するための備品棚卸も、備品管理クラウドで簡単に行えます。
備品管理クラウドに登録されている固定資産対象のアイテムと、実際のアイテムの状態が一致しているかを確認し、固定資産台帳の正確性を担保します。

備品管理クラウドなら、棚卸するために特別な機器を用意する必要もありません。
アイテムを利用している部署やスタッフが直接棚卸をできるので、備品を管理する担当者にばかり負担がかかることもなくなります。

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