備品管理クラウドには、登録したアイテムの棚卸機能があります。
棚卸をすることで、アイテムの個数や場所など、備品管理クラウドにあらかじめ登録しておいた管理台帳としての情報と、実際のアイテムの状態が一致しているかどうか確認できます。倉庫などネット環境が悪い場所でオフラインで棚卸を行っていただくことも可能です。
オフラインでの棚卸の流れ
1. オンライン状態で棚卸計画を作成
（＊棚卸計画の作成は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます）
棚卸を行うためには、まず棚卸計画を作成します。
計画は複数作成することができます。
たとえば、「◯月◯日から◯月◯日までは営業部署のフロア」、「▼月▼日から▼月▼日までは総務部署のフロア」、というように場所や部門を分けて段階的に計画を作成することも可能です。
棚卸する際は、アイテムの状態がわかる写真を撮影してアップロードしてもらうように指定することも可能です。
棚卸計画を作成すると、棚卸責任者と実施担当者のもとへ、棚卸の依頼メールが送信されます。
棚卸依頼が届いたら、リンクから棚卸を行う備品の一覧画面に飛びます。
4. 棚卸の実施
棚卸依頼メールからリンクをクリックすると、棚卸の一覧表に飛びます。
ダウンロードマークが表示されているので、ダウンロードマークをクリックして計画をダウンロードしてください。
ダウンロードが完了すると、ダウンロード完了のマークに変更されます。ダウンロードされていれば、ネットワーク接続が切れた場合もQRコード、RFIDも含めて棚卸を行うことが可能です。
オフラインでの棚卸を行い、オンライン環境に戻ると同期が自動で行われます。棚卸計画の一覧表に同期日が記載されます。
4. オンラインにて棚卸を完了する
（＊棚卸計画の確認は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます）
管理者はダッシュボードで、報告済み、故障品、紛失、未実施のアイテムがいくつあるのか、すぐに確認できます。
すべての棚卸が実施されたら棚卸を終了させます。
終了時には、今回の棚卸計画のコピーを作成し、「3ヶ月後・6ヶ月後・1年後」のいずれかの実施期限で再利用することもできます。