備品管理クラウドの初期設定として、最後はユーザーの登録を行いましょう。
社員はもちろん、機能を制限された権限を付与することで税理士などの外部ユーザーを作ることも可能です。
権限は全部で7種類です。
アイテムの登録や編集、アイテム貸出の管理、棚卸計画を作成するユーザーには、「全権管理者」や「一般管理者」。
アイテムを借りたり、棚卸を実行したりするユーザーには「一般利用者」というように、ユーザーごとの役割によって権限を分けることができます。
また、備品の使用者として管理はしたいが、備品管理クラウドのサービスを利用しないユーザーを登録したい場合は「非システム利用者」として登録することができます。（※備品管理クラウドのログイン権限がありません）
「非システム利用者」はメールアドレス不要でユーザー追加ができます。
（権限ごとの詳しい役割の違いについては「権限ごとのできること、できないことがわからない」をご参照ください）
ユーザーの登録をする
1. 設定画面へ
備品管理クラウドにログインして備品管理ページにいくと、左側にメニューが表示されます。
「設定」から「ユーザー」を選択します。
2. ユーザー情報の入力
画面下部の「＋追加」をクリックします。
氏名、かなを入力し、権限を指定します。
社員番号は任意です。
メールアドレスは、通知が届く連絡先となります。
入力し終えたら「保存」をクリックします。
これでユーザーの登録は完了です。
ユーザーの一括登録をする
Excelを使用したユーザーの一括登録をすることができます。
ユーザー一括登録専用のExcelフォーマットは備品管理クラウドからダウンロードできます。
※一度に登録できるユーザー数は200名までとなります。200名以上登録をしたい場合は一括登録のファイルを分けてアップロードしてください。
1. Excelフォーマットのダウンロード
ユーザー設定画面から「＋ユーザー一括登録」をクリックします。
「Excelフォーマットのダウンロード」をクリックします。
2. Excelフォーマットを開く
フォーマットを開くと、シートが全部で以下の3つあります。
- 使いかたシート
- ユーザー入力用シート
- 権限参照用シート
ユーザー情報を入力するのは「ユーザー入力用シート」です。
「権限参照用シート」にはユーザーに付与する権限の種類が表示されています。
3. ユーザー情報の入力
赤色で表示されている「氏名」「かな」「権限」「メールアドレス」が必須項目です。
情報を入力し終えたらファイルを保存します。
4. 保存したExcelファイルを備品管理クラウドにアップロード
手順1と同様、備品管理クラウドのユーザー設定画面にある「＋ユーザー一括登録」をクリックし「Excelファイルのアップロード」をクリックします。
正しくユーザーの名前と権限などが登録されていることが確認できたら、ユーザーの登録は完了です。
ユーザー権限を変更する
ユーザー権限はいつでも変更することができます。
ユーザー権限を変更する場合は、権限を変更したいユーザーを選択して設定を変更して保存してください。
「非システム利用者」から他の権限に変更する場合は、メールアドレスの登録が必要です。
ユーザー情報を一括変更する
ユーザー情報はいつでも変更することができます。
ユーザー情報を一括で編集したい場合は、一括登録と同様、Excelのフォーマットをご使用ください。
同様のメールアドレスが確認された場合は、情報を更新するかどうか確認画面が表示されます。
問題なければ、更新するをクリックすると情報が更新されます。