備品管理クラウドの初期設定として、最後はユーザーの登録を行いましょう。
社員はもちろん、機能を制限された権限を付与することで税理士などの外部の方のユーザーを作ることも可能です。
権限は全部で6種類です。
アイテムの登録や編集、アイテム貸出の管理、棚卸計画を作成するユーザーには、「全権管理者」や「一般管理者」。
アイテムを借りたり、棚卸を実行したりするユーザーには「一般利用者」というように、ユーザーごとの役割によって権限を分けることができます。
（権限ごとの詳しい役割の違いについては「権限ごとのできること、できないことがわからない」をご参照ください）
1. 設定画面へ
備品管理クラウドにログインして備品管理ページにいくと、左側にメニューが表示されます。
「設定」から「ユーザー」を選択します。
2. ユーザー情報の入力
画面下部の「＋追加」をクリックします。
氏名、かなを入力し、権限を指定します。
社員番号は任意です。
メールアドレスは、通知が届く連絡先となります。
入力し終えたら「保存」をクリックします。
これでユーザーの登録は完了です。
ユーザーの一括登録をする
Excelを使用したユーザーの一括登録をすることができます。
ユーザー一括登録専用のExcelフォーマットは備品管理クラウドからダウンロードできます。
※一度に登録できるユーザー数は200名までとなります。200名以上登録をしたい場合は一括登録のファイルを分けてアップロードしてください。
1. Excelフォーマットのダウンロード
ユーザー設定画面から「＋ユーザー一括登録」をクリックします。
「Excelフォーマットのダウンロード」をクリックします。
2. Excelフォーマットを開く
フォーマットを開くと、シートが全部で以下の3つあります。
- 使いかたシート
- ユーザー入力用シート
- 権限参照用シート
ユーザー情報を入力するのは「ユーザー入力用シート」です。
「権限参照用シート」にはユーザーに付与する権限の種類が表示されています。
3. ユーザー情報の入力
赤色で表示されている「氏名」「かな」「権限」「メールアドレス」が必須項目です。
情報を入力し終えたらファイルを保存します。
4. 保存したExcelファイルを備品管理クラウドにアップロード
手順1と同様、備品管理クラウドのユーザー設定画面にある「＋ユーザー一括登録」をクリックし「Excelファイルのアップロード」をクリックします。
正しくユーザーの名前と権限などが登録されていることが確認できたら、ユーザーの登録は完了です。